Современные подходы к тайм-менеджменту в российских компаниях

Время – самый основной жизненный ресурс. Быстрое течение времени, развитие технологий делают грамотное распределение времени серьёзной проблемой. В связи с этим в современных условиях заговорили о необходимости управления временем. В качестве инструмента управления личным и рабочим временем выступает тайм-менеджмент. Тайм-менеджмент применяют в компаниях для контроля рабочего времени сотрудников по-разному. Эффективность управления временем во многом зависит от отношения сотрудников к делу. Управление временем для современной компании может сделать эффективным организацию рабочего времени сотрудников, что впоследствии приводит к более высокой эффективности труда. Если сотрудники являются в компании основным ресурсом, правильная организация их рабочего времени напрямую влияет на производительность труда, а значит, и на финансовые результаты бизнеса.

Прямой перевод данного термина «Time Management» с английского – «управление временем». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм- менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью. Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так: «управление временем (тайм- менеджмент, time management, организация времени) – это технология организации времени и повышения эффективности его использования. В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире».

Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.

Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.

Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».

Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

  1. Каждый день с утра составлять список дел.
  2. Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.

Как правило, тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

  • строгий учёт времени;
  • оптимизация временных ресурсов;
  • планирование дня (недели, месяца или другого отрезка времени);
  • организация мотивации.

Зачастую тайм-менеджмент часто воспринимается исключительно как западная технология. Так ли это на самом деле? Отечественная школа научной организации труда и организации личного времени обладает рядом собственных достижений, не имеющих аналогов в западной науке. Более того, многие из разработок отечественных исследователей организации времени были позаимствованы западными специалистами.

В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить три основных этапа:

Первый этап (20-е годы ХХ века) – период бурного развития экономики и научной организации труда (НОТ). Это время грамотного и эффективного хозяйствования, управления экономикой страны. Зарождение и развитие тайм-менеджмента на этом этапе было связано с деятельностью А.К. Гастева (Центральный Институт Труда) и П.М. Керженцева (Лига «Время»), чьи идеи и опыт были особенно важны для дальнейшего изучения и развития организации времени.

Второй этап отечественного тайм-менеджмента начался с выхода в начале 70-х годов ХХ века книги Д.А. Гранина «Эта странная жизнь». В ней рассказывается о биологе А.А. Любищеве, в молодости поставившем себе глобальную цель – разработать периодическую систему биологических объектов, подобную периодической системе Менделеева. Подсчитанное им количество времени, необходимое для достижения этой цели, оказалось гораздо больше средней продолжительность жизни человека. Тогда он решил изыскивать резервы времени, для чего стал вести хронометраж своей деятельности, анализировать его результаты и планировать свою работу.

Третий этап. В январе 2001 года на сайте «Организация времени» зародилось первое онлайновое тайм-менеджерское сообщество. Так начался третий этап в истории развития отечественного тайм- менеджмента. Становление и развитие этого этапа, как правило, связано с именем Г.А. Архангельского.

Как практическая дисциплина тайм-менеджмент первоначально разрабатывался консультантами по менеджменту и психологии. Ряд отечественных и зарубежных специалистов по управлению, психологии и организационной культуре разрабатывали методологию планирования личного и рабочего времени в форме книг, статей и учебных курсов.

В настоящий момент времени выделяют несколько признаков, которые указывают на то, что руководитель испытывает трудности с использованием и распределением своего времени, например:

  •  не имеется детального расписания работ на предстоящий день – когда руководитель неясно представляет себе, что именно необходимо сделать сегодня, какие дела являются важными и неотложными, а какие могут подождать, какова очередность предстоящих дел;
  • руководитель постоянно запаздывает с ответами на деловые письма – когда менеджер никак не может сосредоточиться на просмотре корреспонденции и, едва взявшись за очередное письмо, тут же отвлекается на какое-то другое занятие;
  • менеджер часто сталкивается с мелкими помехами в работе – когда его то и дело тревожат то телефонные звонки, то неожиданные посетители, и он стремится сам решать все сиюминутные проблемы, даже если они не обладают большой значимостью и их решение можно перепоручить кому- то другому;
  •  руководителю часто приходится решать задачи за своих подчиненных и выполнять их работу – когда менеджер не желает передавать свои полномочия другим сотрудникам, считая, что лучше и надежнее будет, если он сделает эту работу сам и, не замечая, что потери во времени обходятся ему гораздо дороже, чем предполагаемые потери в качестве, которые зачастую существуют только в его воображении;
  • при выполнении поручений высшего руководства часто возникают проблемы со временем – когда менеджеры среднего звена, не умея рационально организовывать свое время, слишком поздно приступают к выполнению поручений высшего руководства, в результате чего возникает боязнь не успеть к сроку и приходится торопиться и работать в авральном режиме.

Если вышеперечисленные симптомы налицо, то очевидно, что рабочее время используется руководителем неэффективно и необходимо провести анализ с целью устранения недостатков и составления наиболее оптимального графика работы, так как эффективный тайм – менеджмент подразумевает тщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его придерживаться, позволит сэкономить время.

При ранжировании приоритетов специалисты рекомендуют использовать методы, основанные на знаменитом правиле Парето: 20 % всех дел дают 80 % всех результатов, и наоборот. То есть, необходимо концентрировать внимание на тех делах, которые входят в наиболее продуктивные 20 %, и именно их относить к разряду важных.

При этом, чем больше информации для анализа имеется в распоряжении работника, тем меньше вероятность принятия ошибочного или нерационального решения.

Умение выполнять неприятные дела Брайан Трейси, бизнес-консультант, называет «съесть лягушку». Откладывая такое дело, человек создаёт лишнее эмоциональное напряжение. Поэтому необходимо действовать без лишних раздумий и сразу выполнять неприятное задание, поручение.

В настоящее время известных подходов к управлению временем более ста. Сложно выбрать тот, который оптимально подходит вам по своей психологии. Однако, все подходы по степени контроля можно разделить на два типа: жесткий контроль и гибкий контроль.

Жесткая система предполагает полную самоорганизацию и пунктуальность. Ваше рабочее время должно быть расписано по минутам. К такой системе можно отнести современный европейский тайм-менеджмент.

Система предполагает, что вы распределите свои дела по приоритету их важности и распланируете свой день по минутам. Конечно, 20% времени необходимо оставить на непредвиденные дела. Жесткая система контроля не всегда подходит по менталитету россиянину. Дело в том, что нам начинает казаться, что, контролируя свое время до минуты, мы теряем свободу и становимся похожими на запрограммированные машины. Но у тайм-менеджмента много плюсов, поэтому, привыкнув жить по системе, человек обретет больше свободного времени.

Гибкий метод контроля более лоялен. Пример подобной системы описан советским ученым Александром Любищевым. Он предлагает планировать дела не строго по расписанию, а распределять их по значимости, например: 6 часов на значимые дела, 2 часа на малозначимые и вспомогательные. При том степень важности дел определяется не заранее, а прямо в процессе работы.

В обоих случаях потраченное время тщательно анализируется, а «временные вампиры» уничтожаются. Жесткая система подходит для людей, привыкших к самоконтролю и пунктуальности. Если ваша личность творческая и жить по жесткому плану вы не готовы, то стоит остановить выбор на гибком графике.

По своему назначению тайм-менеджмент подразделяется на три больших вида:

  1. Индивидуальный – включает в себя техники, направленные на личностное развитие человека. Основная задача – организовать свое время так, чтобы его хватало на изучение материалов, посещение лекций, вебинаров.
  2. Ролевой или профессиональный – техники направлены на работу в определенной сфере деятельности, например по профессии. На 50% профессиональный подход состоит из психологии и на 50% из способов повышения работоспособности.
  3. Социальный – концепция социального подхода направлена на организацию межличностных взаимодействий людей в коллективе. С сотрудниками проводится тренинг, где выполняются упражнения по тайм-менеджменту.

Тренинги по профессиональному тайм-менеджменту могут проводиться для группы сотрудников вашей компании или индивидуально.

Каждый вид может включать в себя различные приемы. Некоторые техники являются авторскими и получили высокие отзывы от пользователей. Например, в России популярна техника тайм-менеджмента Сергея Калинина, суть которой раскрывается в книге «Тайм-менеджмент. Практикум по управлению временем».

Если рассматривать современную практику использования подходов к управлению временем, то стоит отметить, что в России одним из самых известных специалистов, разработавшим авторские способы бережного обращения со временем, является наш современник Глеб Архангельский. Его распространенные стратегии были внедрены многими крупными компаниями, в числе которых «Мегафон», «Банк24.ру», «MC – Bauchemie-Russia».

Глеб Архангельский говорит о том, что перед достижением цели нужно понять, что ты хочешь получить в итоге и только затем заниматься планированием. Любая трата ресурса должна анализироваться. Порой незначительный просчет сотрудников может вести к колоссальным потерям ресурсов.

Одним из первых топ-менеджеров, которым была использована эта методика, стал генеральный директор компании «Мегафон» Иван Таврин. Он пересмотрел концепцию работы с клиентами в своей компании. По его словам, большое количество времени у менеджеров уходило на рассказы об услугах клиентам, которые не всегда выслушивали предложение до конца.

В 2017 году каждый разговор с клиентами оператором начинается с вопроса: «У вас есть несколько минут ответить на наши вопросы?» Эта знаменитая фраза помогла сократить время на разговоры с клиентами, которым попросту некогда выслушивать предложения оператора, на 70%. Эффективность телефонных разговоров повысилась.

Не всегда работники компании понимают, зачем нужно вводить систему тайм-менеджмента и планировать свое рабочее время. Так, исполнительный директор компании «Банк24.ру» Борис Дьяконов сначала сам увлекся идеями Архангельского, а затем принудительно начал проводить лекции среди своих сотрудников. В банке были введены системы планирования и совещания, где рассматривался анализ потраченного времени, проводилась работа над ошибками.

Сотрудники были недовольны, так как лекции и собрания проходили в выходные дни. Но первые лица компании ясно дали понять сотрудникам, что ценят только тех работников, которые умеют экономить время. В итоге компания «Банк24.ру» стала первой среди конкурентов, кто внедрил стандарт управления качеством ISO 9001: 2000. Зарплаты сотрудников выросли, а времени на работу стало уходить меньше.

Таким образом, стоит отметить, что управлять временем своих работников не менее важно, чем своим. Только зная, чем заняты работники в данную минуту, можно планировать совещания, акции, конференции. Эффективность работы тайм-менеджмента в компании достигается только сплоченными действиями ее главы и всего нанятого коллектива.

 

Автор: Задоркина О.С, Колесниченко Е.А.

Следите за нами:

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о