Обычно, когда речь заходит о таком понятии, как тайм-менеджмент, первыми ассоциациями становятся «собственное умение распределять временем», «личное воспитание», «требовательность к самоорганизации» и тому подобное. И это, конечно, справедливо. Однако возможно построить следующую логическую цепочку: тайм-менеджмент как основополагающая методика не только повседневной, но и трудовой части жизни является очевидным ключом к достижению успеха в любом из принципов менеджмента качества. Напомним принципы менеджмента качества в соответствии с ИСО 9001 в порядке их очередности: ориентация на потребителя; лидерство руководителей; взаимовыгодные отношения с поставщиками; процессный подход; системный подход; вовлеченность персонала; принятие решений, основанных на фактах; постоянное улучшение.
Как известно, восемь принципов менеджмента качества – суть главная и неотъемлемая часть стандартов серии ИСО 9001 версии 2008 года, необходимая для анализа со стороны руководства и выполнения предупреждающих действий. Эти принципы не только создают основу для различных положений этих стандартов, но, что более важно, создают высшему руководству фундамент для внедрения образцовой практики управления с целью поддержания системы менеджмента организации. Разумеется, искомое преимущество достигается исключительно при рассмотрении вышеупомянутых принципов как совокупности возможностей, которую высшее руководство может использовать и развивать для пользы организации.
Что касается тайм-менеджмента, он является достаточно популярной и изученной категорией в области знаний. (Хотя стоит отметить, что наукой качественного и продуктивного расходования времени владеют далеко не все.) Можно сказать, что он зародился как разумное решение различных вопросов наемных рабочих отношений. Всегда перед рабочими ставили задания и сроки их выполнения, и во все времена работникам приходилось размышлять над действиями, которые необходимо предпринять, чтобы сделать и как лучше поступить для исполнения работы в указанный срок. Сам процесс организации труда и достижения личной эффективности мог называться по-разному. Так, во времена Советского Союза существовали такие понятия, как «научная организация труда (НОТ)», нормативы и прочее. Также можно назвать «советским тайм-менеджментом» планы и «пятилетки».
А еще раньше, два тысячелетия назад, древнеримский мыслитель Сенека в письмах к Луцилию писал: «…наибольшую часть жизни тратим мы на дурные дела, немалую – на безделье, и всю жизнь – не на те дела, что нужно…»; «…не упускай ни часу. Удержишь в руках сегодняшний день – меньше будешь зависеть от завтрашнего»; «проводи время только с теми, кто сделает тебя лучше, допускай к себе только тех, кого ты сам можешь сделать лучше», рассуждал о бесполезном времени и, напротив, потраченном с пользой.
Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что, проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности. Позже эти идеи легли в основу понятия «личная эффективность».
Отметим, что возникновение тайм-менеджмента как систематизированной науки можно отнести ко второй половине XX века, когда в западном мире стремительно ускорился темп жизни в связи с развитием бизнеса. Традиционный перевод этого определения с английского языка – «управление временем». Хотя, по сути, можно с уверенностью сказать, что тайм-менеджмент – это управление собой во времени.
Наиболее емким и простым можно назвать следующее определение: тайм-менеджмент – это учет, распределение и оперативное планирование личных ресурсов времени и повышение эффекта от его использования.
С чего необходимо начать? С создания персональной системы контроля над расходами времени. Для этого необходимо изучить некоторые общие приемы, без которых грамотное управление своим временем будет невозможным: письменная фиксация целей, дробление больших задач и планирование дня (по некоторым наблюдениям, заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25 %); по мнению классика российского тайм- менеджмента Глеба Архангельского, 40 % времени необходимо оставить на случай возникновения форс-мажоров). В процессе могут быть выявлены так называемые хронофаги – полглотители времени – неэффективно организованные процессы деятельности, которые ведут к потере времени. Они могут быть офисными («рабочие» хронофаги), личными и независящими от нас (внешние обстоятельства), а также одушевленными и неодушевленными.
Для определения хронофагов существует несколько подходов:
- Субъективные.
а) эмоциональный. Во время выполнения определенного действия возникает желание сократить время на его выполнение. Примерами могут быть ощущения томления, когда приходится стоять в пробке, ожидать своей очереди;
б) ценностный. Но хронофаги могут быть и достаточно увлекательными. Чтобы определить, является ли занятие поглотителем, необходимо ответить на вопрос: «Зачем?». Какой результат хотите получить? Какие цели можно достигнуть, выполняя это действие, почему оно необходимо именно сейчас?
- Объективные.
а) «авральный». Когда деятельность отдела, компании или отдельного сотрудника проходит в режиме постоянных авралов, цейтнота, выполнения работ «в последнюю ночь», такой стиль работы является явным признаком наличия поглотителей времени;
б) анализ данных хронометража. Самый точный способ выявления хронофагов, который применим и в индивидуальной, и в командной работе, а также в рамках корпоративной организации времени.
Для сокращения потерь времени можно использовать следующие способы: укрупнение блоков работы; нормирование расходов времени на «текучку»; грамотное распределение рабочей нагрузки; использование принципа «вторичной выгоды»; применение коэффициента «полезности действия»; разработка и внедрение командных договоренностей в плане организации рабочего времени.
Однако при составлении плана следует учитывать неоднородность времени: среди жесткого и линейного «хроноса» всегда находится благоприятный момент для совершения какой-либо задачи – «кайрос».
Для повышения гибкости реагирования можно использовать следующие инструменты контекстного планирования: стикеры, закладки для гибких задач, ежедневник, Outlook, доски контекстного планирования. Другой важный аспект – приоритетность. Самым простым методом можно назвать матрицу 34-го президента США, Дуайта Эйзенхауэра (деление всех задач на квартет категорий):
А – важные и срочные («горящий» проект, неотложные дела, критические ситуации, форс-мажоры, «авралы»);
Б – важные и не срочные (подготовка отчета, который сдавать еще не скоро, подготовка к участию в ярмарке вакансий через три месяца, планирование долгосрочных целей и др.);
В – не важные, но срочные (телефонные звонки, внезапные посетители, мелкие дела, рутина, насильно делегированные полномочия и т.д.);
Г – не важные и не срочные (поглотители времени: мелочи, отнимающие время). Консультанты компании «Организация времени» советуют заносить в дневной список задач не более 9, поскольку при большем количестве есть вероятность отдать время неприоритетной задаче; попутно можно использовать метод попарного сравнения: начиная с конца списка, из двух задач выбирать более важную.
Следующий способ – критериальная оценка: выписать 3-4 критерия и сверить с ними все текущие и неожиданные задачи.
Метод «Трех вопросов», которым пользуются в компании Г. Архангельского:
а) клиентская ли это задача? Если она исходит из клиента, ставим плюсик;
б) связаны ли с этой задачей заметные деньги? Если да, ставим плюсик;
в) связана ли с этим бесперебойная работа бизнеса, то есть арендная плата, налоговая отчетность и так далее?
Одновременно следует помнить несколько простых советов:
- Немедленно «съесть лягушку» – Брайан Трейси, успешный бизнес- консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом. Сделав его без лишних раздумий, можно получить заряд бодрости на целый день.
- Вежливое «нет». Здесь важно тренировать чувство такта, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.
- Следите за хронофагами и составьте рейтинг занятий, которые не приносят пользы (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).
- Не забывайте про корзину для мусора: вовремя выбрасывайте ненужные бумаги, пусть чистый стол будет Вашей хорошей привычкой.
- Сохраняйте равновесие: семья и отдых не должны быть на последнем месте.
- Сравнивайте то, что запланировали, с полученным результатом: по возможности используйте не только корректирующие, но и предупреждающие действия.
- Доводите дело до конца, периодически себя поощряйте.
Для развития чувства времени можно воспользоваться следующими упражнениями:
- Калибровка. Перед тем как выполнить какую-либо задачу, подумайте, какое точное количество времени потребуется на ее исполнение; после сравните фактически затраченное время с прогнозируемым. В идеале расхождение между ними должно быть не больше 1-3 минут. Первые результаты появятся уже после трех-четырех дней постоянного выполнения этого упражнения на развитие чувства времени, а через несколько недель вы научитесь планировать все дела с максимальной точностью.
- «Хронометраж». Отмечайте в блокноте время, затрачиваемое на выполнение определенной работы, анализируйте, можно ли его сократить.
- «Оценка периодов». Перед тем как посмотреть на часы, старайтесь угадать время сами.
Существуют и другие методики. Важно не откладывать «в долгий ящик», действовать и совершенствоваться.
Рассмотрев основные положения «тайм-менеджмента», приходим к выводу, что эта наука помогает не просто успевать сделать то, что запланировано, а делать это без нервозности и суеты, то есть более качественно.
Авторы: БЕЛОУСОВА М.А., ПОНОМАРЁВ С.В.
Следите за нами:
Отправить ответ