Современный человек почти каждый день сталкивается с проблемами перенасыщения задач и нехваткой времени на их выполнение как в повседневной, так и в деловой жизни. Ведь время – самый ценный ресурс каждого человека, который нельзя восстановить после его использования. Именно поэтому время нужно использовать рационально, стремясь получить максимальную эффективность. В связи с этим вопросы, связанные с применением основ управления временем (тайм-менеджментом) в работе специалистов всех сфер деятельности, особенно сферы информационных технологий, являются безусловно актуальными.
Современный мир характеризуется быстрыми темпами жизни и постоянными переменами, что в той или иной степени отображается на физическом и психическом состоянии каждого человека: ведь необходимо успевать за этими процессами – постоянно узнавать что-то новое, адаптироваться и совершенствоваться. Однако, обучение новому, адаптация и совершенствование себя как личности, и как специалиста требует больших затрат времени, что отображает зависимость между производительностью труда и способностью эффективно управлять временем.
Для обеспечения высокой производительности труда необходимо эффективно управлять рабочим временем, то есть руководствоваться основами тайм-менеджмента, а именно:
— определить приоритеты в профессиональной деятельности;
— сформировать рейтинг задач в трудовой деятельности;
— быстро и точно выполнять рабочие задания в соответствие с рейтингом.
Важно не забывать о факторах, которые приводят к неэффективному использованию рабочего и личного времени:
— разговоры по телефону, которые зачастую затягиваются и утрачивается истинная цель звонка. В данной ситуации может быть прерван процесс выполнения важной рабочей задачи, снижается степень концентрации на ее решение;
— чрезмерное использование сети Интернет. Чаще всего отвлекают от рабочих заданий сообщения электронной почты, оповещения различных социальных сетей и сервисов, которые постоянно прерывают рабочий процесс. То есть, с одной стороны информационные технологии (ИТ) упрощают жизнь и предоставляют множество возможностей для общения и развития, а с другой – могут стать постоянным источником прерывания рабочего процесса и снижения производительности труда;
— постоянные встречи с физическим перемещением. Современные ИТ позволяют сократить не затраты времени на физическое перемещение персонала, заменяя реальные деловые встречи и переговоры на виртуальные. При этом возможно сократить и финансовые средства путем ликвидации транспортных расходов на командировку специалистов; — отсутствие мотивации работников. Довольно часто работники выполняют рабочие задания механически, без желания и без выделения приоритетности выполнения. В итоге у них не хватает времени на выполнения всех задач. Для определения мотивации ИТ-специалистов в обозначены отличительные особенности работы в IT-сфере, выявлены основные негативные и демотивирующие факторы – повышенный уровень стресса и утомляемости, также высокая вероятность появления синдрома эмоционального выгорания;
— чрезмерный перфекционизм. Не каждый работник может реально оценить временные затраты на выполнение той или иной задачи. В связи с этим возникает необходимость в постоянном пересмотрении, оптимизации и решение одной задачи снова и снова, то есть наблюдается цикличность, которая затягивает и зачастую запутывает работника. Как следствие – задача не выполнена в срок, потому что неэффективно распределено рабочее время на ее выполнение. Выделенные факторы отображают не эффективное управление рабочим временем, поэтому их следует либо избегать, либо оптимизировать с помощью основных принципов тайм-менеджмента. Стремительное развитие ИТ-сферы обуславливает ИТ-специалистов постоянно обучаться и быстро выполнять ряд технических и управленческих заданий, а также обрабатывать колосальные массивы информации. Поэтому использование основ тайм-менеджмента для них является не просто полезным, но и просто необходимым. Автором предложены рекомендации по оптимизации рабочего времени для специалистов ИТ-сферы на основе принципов тайм-менеджмента:
- Ведение списка всех рабочих заданий. Такой список очень важен, так как довольно часто, из-за большого количества технических и прочих задач ИТ-специалисты могут забыть об одной или нескольких важных задачах, очень срочных и необходимых. Единственный способ избежать подобных ситуаций – сформировать все рабочие задачи в список. При этом важно регулярно обновлять данный список – добавлять новые задачи.
- Использование программного обеспечения для контроля заданий. Данные программы позволяют создавать несколько списков дел, а также устанавливать конкретные сроки их выполнения. Все элементы списка имеют собственные карты, где ИТ-специалист сможет найти подробную информацию и различные ссылки, которые, по его мнению, являются целесообразными. Важно отметить, что этот инструмент позволяет определить приоритетные задачи и структурировать рабочий день в соответствии с ними. После выполнения задания можно перетащить карту к столбцу для завершенных задач, что позволяет в конце дня увидеть и проанализировать, сколько задач выполнено. Это действительно поддерживает мотивацию ИТ-специалистов.
- Приоретизация рабочих заданий. Важно осуществить ранжирование задач по степени важности.
- Разделение сложных заданий на несколько простых. Это связано, тем, что сложные и громоздкие задачи зачастую пугают работников и добавляют им неуверенности в процессе их решения.
- Креативность и простота решения рабочих заданий. Например, при написании кода для программистов важнее закончить вовремя, чем беспокоиться об идеальное решение, которое подходит для всех. Чистый код упрощает и экономит время, затраченное на поддержку позже. Креативность занимает особое место в процессах управления временем и персоналом. В определены критерии креативных способностей, а также черты, которые формируют креативный тип мышления ИТ-специалистов и положительно влияют на эффективность использования рабочего времени.
Отправить ответ