Глобализация мировой экономики и интеграция Российского бизнеса в мировое экономическое пространство требует принятие новых мер по управлению компаниями мирового уровня. Система менеджмента качества (СМК) играет немаловажную роль в обеспечении качества осуществляемых процессов и конкурентоспособности организации. Но эффективная СМК должна осуществляться в процессе постоянного совершенствования.
Конкурентоспособность компании зависит от применяемых подходов к управлению бизнес-процессами и процессами СМК, что относится как качеству продукции, так и методам управления организацией.
В МС ИСО 9004:2009 «Менеджмент для достижения устойчивого успеха организации. Подход на основе менеджмента качества» (разд. 9 «Улучшение, инновации и обучение») отмечено, что руководству следует постоянно стремиться к повышению результативности и эффективности процессов организации, а не ожидать появления проблемы, для которой потребуются решения.
В связи с этим, отличным инструментом и средством повышения эффективной деятельности организации можно назвать тайм-менеджмент. Управление временем, одно из востребованных технологий современного мира. Особенно актуальным это стало во время пандемии (CoVid-19), где деятельность многих компаний массово перешла на удаленный режим, благодаря чему у сотрудников увеличилось количество внешних раздражителей препятствующих эффективной работе. В соответствии с этим, сотрудники тратят несколько рабочих часов впустую, что негативно сказывается на их производительности и рентабельности компании в целом.
Проблема научного подхода к использованию времени упирается своими корнями в глубокую древность. Луций Анней Сенека (римский философ) предложил вести учет времени в письменном виде и разделять все потраченное время на хорошее, плохое и бесполезное. Философ утверждал, что проживая определенный период времени, его необходимо оценивать с точки зрения наполненности. В дальнейшем идеи Сенеки Л. А. легли в основу понятия личной эффективности, которая представляет собой результативность достижения личных целей.
Леон Баттиста Альберти (итальянский ученый эпохи возрождения), говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны и предложил использовать правила ведения ежедневника и расставления дел в порядке уменьшения важности.
На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде, и только с 1980-х годов данная тема стала переходить от теории к практике.
Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:
— строгий учёт времени;
— оптимизация временных ресурсов;
— планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
— организация мотивации. Управление временем влияет не только на деятельность организации в целом, но также и на сотрудников.
Как показала практика сотрудники постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни.
Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все действия и решения с точки зрения их целесообразности как для развития и совершенствования управленца, так и для улучшения СМК.
Для эффективного применения тайм-менеджмент в СМК организации, требуется рассмотреть несколько главных принципов:
- Планирование действий. Для успешного применения тайм-менеджмента, необходимо планирование целей и задач организации на определенный временной период. При командно-административной экономике советского периода этим способом часто пользовались, строя планы по производству и развитию экономики страны. В то время часто можно было услышать выражение: «Пятилетка за четыре года!».
При планировании деятельности организации в области качества, менеджерам и старшим сотрудникам на общих собраниях необходимо фиксировать поставленные цели и задачи руководства, применяя память, письменные и электронные носители, доводя их до своих подчиненных, начиная от основной цели сотрудника, заканчивая внеочередными и срочными задачами.
Заранее спланированные действий того или иного сотрудника повышает продуктивность его деятельности на 25%, что также влияет на повышение эффективности СМК. Но для их эффективной реализации зачастую необходим конкретный и наглядный план для чего часто применяется метод «Диаграмма Ганта»
В диаграмме Гранта показаны все задачи текущего проекта вместе со сроками их реализации, продолжительностью во времени и очередности выполнения, что экономит время и позволяет другим сотрудникам и отделам, взаимодействующим в реализации проекта понять нынешнее положение дел и вовремя включиться в необходимый этап.
- Целеполагание или декомпозиция целей. Эффективное и качественное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Из-за этого основной целью по улучшению системы менеджмента качества в организации, является грамотное управление, согласно реальным целям и задачам. Для этого часто применяется принцип SMART для создания локальных задач. Согласно данному принципу цель должна быть: конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени.
Конкретность – это главный критерий эффективности локальной задачи. Именно грамотное и поэтапное исполнение задач снижет затраченное время на пути к глобальным целям. Успешное управление временем невозможно без умения выполнять текущие задачи, не отклоняясь от общего направления.
- Расставление приоритетов. Для эффективного применения тайм-менеджмента в СМК необходимо своевременно и чётко определить главную цель. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности. Именно для этого необходимо уметь расставлять приоритеты.
Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании работы организации подойдет простой способ, который называется «Способ АБВГД». Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоёмкая и сложная.
Ещё один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется «Матрица Эйзенхауэра» (срочно – важно). Политический и военный деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком практичным и весьма успешным. Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории.
Первая категория: срочные и важные – это первостепенные задачи следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. Поручать их подчиненным не стоит – это нужно делать самому и немедленно.
Вторая категория: важные дела, не являющиеся срочными. Данные задачи можно решать вне зависимости от времени, что позволит целиком и полностью углубиться в проблематику того или иного вопроса. Это самый эффективный сектор матрицы. Согласно ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «Система менеджмента качества. Требования» постоянное улучшение качества, является основной и первостепенной задачей, и заниматься ею следует именно на данной расстановке приоритетов.
Третья категория: срочные и не очень важные дела могут отнять значительное количество времени, если заниматься ими с начала первых часов рабочей деятельности и целым отделом СМК. Данного рода задачи можно с легкостью делегировать на другие отделы менеджмента организации.
Дела из 4-ой категории (несрочное и неважное) можно смело вычеркивать из ежедневного списка поставленных задач.
- Фокусировка на приоритетах. Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, – один из важнейших практических навыков, владея которыми менеджер решит наиболее приоритетные задачи. Особенно это необходимо в СМК, основные задачи которого направлены на постоянное улучшение качества всех процессов в организации. Иногда отдел СМК выполняет функции и задачи, параллельно исполняемые специалистами иных отделов. Для сокращения временных и трудовых издержек следует применить самую эффективную технику высвобождения времени – делегирование. Точнее будет сказать, делегирование – это составляющая классического менеджмента. Любые задачи, которые целесообразнее (с точки зрения финансов и затрат времени) предоставить другим, нужно предоставлять другим.
- Создание собственных правил тайм-менеджмента. Для эффективного применения таймменеджмента в СМК и деятельности организации в целом периодически необходимо анализировать, каким образом повлиял предыдущий опыт использования управления временем. Какое количество ресурсов было использовано для достижения той или иной цели, особенно в наиболее затратных задачах.
Чаще всего, основной ошибкой является утрата контроля и чрезмерное углубление в решении задачи. В соответствии с этим, повышается затрата ресурсов и падает производительность, что негативно сказывается на качестве. Порой простой перерыв, и попытка оптимизации собственных действий является решением данной проблемы.
Изучая ошибки и допущения, отделу СМК необходимо принимать меры по их исправлению с помощью создания собственных правил тайм-менеджмента, используемых в организации и отдельных бизнес-процессах для повышения эффективности и результативности деятельности в области качества.
Таким образом, предложенные принципы по эффективному применению применения тайм-менеджмент в СМК организации позволит улучшить ее функционирование, тем самым обеспечив качество произведенной продукции (услуг) для удовлетворённости потребителей.
Следите за нами:
Отправить ответ